La recepción de mercadería exige verificar lote, vencimiento y cadena de frío antes de dar ingreso al depósito. En el mostrador de recepción se contrasta la orden de compra con la remisión del proveedor, se revisa que cada caja conserve su rotulado y que las heladeras de vacunas no hayan perdido temperatura durante el traslado. Si un lote llega sin fecha legible o con embalaje deteriorado, se separa en cuarentena y se registra la novedad en la planilla de devolución. La trazabilidad desde el ingreso hasta la dispensación empieza aquí: un código de lote mal copiado en este paso arrastra el error hasta la revisión de stock.
El transportista anuncia la descarga y se busca la orden de compra vigente. Antes de tocar un bulto conviene tener a mano el número de pedido, el proveedor y la cantidad de bultos declarada, porque ese es el primer punto donde aparecen diferencias.
Se comparan cantidades, presentaciones y código de producto línea por línea. Si algo no coincide, se anota en la misma remisión antes de firmar y se avisa al responsable de compras el mismo turno.
Cada caja debe mostrar su número de lote y la fecha impresa. Un rótulo ilegible o una fecha vencida al ingreso se separa de inmediato y se deja constancia escrita en la planilla de devolución.
Cuando el pedido incluye heladeras de vacunas, se lee el termómetro del contenedor al abrir y se registra el valor en la planilla del turno. Si la lectura quedó fuera del rango declarado por el fabricante, el lote no ingresa: se aísla y se informa al referente técnico.
Recién con los datos verificados se da ingreso y se asigna ubicación. El lote se coloca en un solo lugar, con la etiqueta visible, y el renglón de la planilla se completa en el momento, sin dejarlo para después del turno.
La remisión firmada, la planilla del turno y la novedad de cuarentena, si la hubo, se archivan juntas. Ese paquete es lo que permite reconstruir el ingreso meses más tarde cuando alguien pide el origen de un lote.
Para ver cómo se aplican estos pasos en un caso concreto, revisá los ejemplos de recepción publicados o consultá cómo adaptar la planilla a tu depósito.
El ingreso al depósito no empieza cuando la caja toca la estantería, sino cuando el transportista baja el primer bulto. Estos son los momentos que conviene registrar en el turno, sin dejar renglones para después.
Antes de firmar la remisión del proveedor se compara cantidad, presentación y número de lote contra lo solicitado. Si algo no coincide, se anota en el mismo formulario y se avisa al referente antes de que el transportista se retire del mostrador.
Cada caja debe conservar su rótulo legible y su fecha impresa. Un código de lote mal copiado en este punto arrastra el error hasta la revisión de stock, así que se transcribe letra por letra y se verifica dos veces cuando el envase está gastado o húmedo.
Cuando el pedido incluye productos que requieren refrigeración, se revisa el indicador del contenedor antes de abrirlo. Si la lectura quedó fuera del rango declarado por el fabricante, el lote se separa en cuarentena y la novedad se registra en la planilla de devolución.
Recién después del control, el personal de depósito asigna un lugar y completa la planilla del turno. Ese renglón firmado es lo que permite reconstruir más adelante por qué una unidad quedó donde quedó.
Los bultos con embalaje deteriorado o sin fecha legible no se dan por ingresados: quedan apartados y a la espera de la respuesta del proveedor.